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La revolución S/4 HANA

La revolución S/4 HANA

Se ha llamado a SAP Business Suite 4 SAP HANA (o SAP S/4 HANA) la mayor actualización de SAP en más de dos décadas (Forbes)

SAP, por su parte, reconoce a S/4 HANA como su mayor lanzamiento en al menos 23 años y posiblemente, el mayor de todos.

S/4 HANA es, en primer lugar, la evolución propuesta por SAP a la suite R/3, ya que la compañía líder en sistemas ERP ha decidido proporcionar soporte exclusivamente a S/4 HANA a partir de finales de 2025. Ello significa que, en la práctica, todos los usuarios de R/3 a nivel mundial deberán haber finalizado su transición a la nueva herramienta en diciembre del citado año.

Pero ¿qué es en realidad S/4 HANA? ¿Es un cambio de versión a una superior, tal y como la que se vivió con la migración a SAP ECC 6 en la pasada década?

Según SAP, la transición a S/4 HANA no es una mera actualización de su software, sino una mutación completa a una nueva suite más moderna y eficiente, sencilla de utilizar y provista de utilidades de negocio mejoradas.

Además, SAP ha previsto múltiples posibles implementaciones de su nueva utilidad. Desde versiones en la nube, dónde las empresas únicamente pueden utilizar las funcionalidades estándar (en constante crecimiento y mejora) facilitadas por SAP, hasta aquellas On-Premise, que permiten a su poseedor mantener el hardware y software es sus propias instalaciones. Por supuesto, todo tipo de combinaciones intermedias (nubes privadas, de uso compartido con datos privados, etc.) está disponibles y pueden ser consideradas en función de las necesidades individuales de cada entidad.

Por otra parte ¿Qué nos podemos encontrar al mover un sistema ERP a S/4 HANA? ¿Es verdaderamente un proceso tan complejo como a veces se ha descrito?

En realidad, hay buenas noticias para los propietarios de un SAP R/3 y más si se cuenta con un SAP ECC 6 actualizado a su último nivel de parches, ya que -si se escoge implementar una versión On-Premise– es posible migrar sin cambios importantes todos los programas y aplicaciones desarrolladas en la capa ABAP de R/3. En cuanto a los add-on, su compatibilidad es variable, por lo que se recomienda contactar con el proveedor de la extensión para averiguar si posee versiones adaptadas a S/4 HANA.

Asimismo, SAP facilita herramientas específicas de ayuda en la conversión de los datos, por lo que acometer un proyecto de transición del tipo brownfield está totalmente soportado por sus utilidades, si se escoge el producto adecuado para ello (generalmente, On-Premise o nube privada)

Y en cuanto a la nueva arquitectura y las nuevas funcionalidades, ¿qué cambios esperan a la firma dispuesta a conducir su flujo empresarial con un sistema S/4 HANA?

Aun siendo imposible entrar aquí en el detalle de todas las opciones y variantes disponibles (incluyendo sistemas satélites dedicados a recursos humanos, relaciones con socios comerciales o de gestión avanzada de almacenes) algunos de los puntos a destacar serían los siguientes:

  • Un nuevo concepto en bases de datos: S/4 HANA se ejecuta únicamente bajo la base de datos HANA. Esta nueva base de datos reside en memoria RAM y posee características que la hacen mucho más rápida y eficiente que las capas de persistencia tradicionales.

  • Única fuente de datos: a diferencia de las bases de datos relacionales que se impusieron en la generación anterior, HANA ha permitido agrupar antiguas tablas de datos R/3 en una única entidad. Así, aparecen conceptos como Universal Journal, llamado a revolucionar el área financiera o una nueva estructura de documentos de material que condensa hasta 26 antiguas tablas R/3 y simplifica ostensiblemente los procesos de inventario.

  • Operaciones en tiempo real: Aprovechando la velocidad y flexibilidad de HANA, es posible pasar de los antiguos flujos en R/3, basados en procesos de fondo, a la obtención de datos claves para el negocio de forma instantánea.  De esta manera, en S/4 HANA las transacciones de tipo OLTP (procesos) y OLAP (análisis) suceden simultáneamente.

  • Fiori: Aunque la tradicional aplicación cliente-servidor SAP GUI está aún disponible en las versiones On‑Premise, S/4 HANA apuesta por un nuevo concepto de interface para la relación entre el usuario y las aplicaciones de la suite. La nueva capa de presentación Fiori es moderna en el plano visual, así como más amigable y “ligera” que su predecesora. Además, simplifica el día a día, ya que únicamente permite el acceso a elementos basados en un rol empresarial, es decir, solamente muestra al usuario los procesos y utilidades que son necesarios en su entorno de trabajo.

  • Nuevas capacidades funcionales: explotando de manera inteligente las posibilidades que brindan las operaciones en memoria, se consigue una mejor armonización de datos financieros (Central Finance), información de calidad e instantánea para facilitar la toma de decisiones y anticipar riesgos (como en la Gestión de Caja), consolidaciones planificadas y agrupadas utilizando eficientemente las capacidades OLAP (BPC) o avanzadas soluciones independientes, tales como Transportation Management y Extended Warehouse (EWM)

  • Fusión de FI y CO: gracias al concepto de dato único, se integran las cuentas de mayor y las clases de coste, se elimina la necesidad de reconciliación FI/CO, se agilizan los cierres contables, la contabilización de activos se integra totalmente en la contabilidad basada en múltiples libros paralelos, mientras que en el área de controlling se permite la ejecución simultánea de los procesos analíticos y contables.

  • Rediseño de conceptos clave en R/3: por ejemplo, el nuevo enfoque de Socio Comercial, que ahora integra clientes y proveedores en una única entidad de negocio; el redefinido número de material puede, opcionalmente, ampliarse hasta los 40 caracteres; los cambios en el área de Ventas y Distribución incrementan la funcionalidad en precios y condiciones comerciales, etc.

  • Remodelación de procesos tradicionales: otras muchas funcionalidades han sido rediseñadas para aprovechar las ventajas HANA, como son:
    • La planificación de necesidades de material (MRP) se ejecuta ahora en tiempo real.
    • Nuevo sistema de Gestión de Créditos, que automatiza tareas que anteriormente se realizaban de forma manual.
    • Reconfigurada la utilidad de import/export y comercio exterior, siendo en S/4 más automática y eficiente.
    • Posibilidad de valorar el inventario hasta en tres monedas diferentes, gracias al nuevo Ledger de Materiales (ML)
    • Revenue Accounting and Reporting (RAR) proporciona mecanismos unificados de información y auditoría.
    • El proceso de rappels y descuentos se gestiona a través liquidaciones asociadas a condiciones contractuales.

Por último, comentar que estos cambios aplicados en S/4 HANA no son estáticos, sino que SAP se compromete a lanzar parches y actualizaciones periódicas que añadirán mejoras y nuevas funcionalidades a la herramienta. De esta manera, las versiones en la nube cuentan con actualizaciones trimestrales, mientras que son anuales en las On-Premise, con parches correctivos igualmente cada tres meses.

En conclusión, SAP ha lanzado su nueva generación de herramientas ERP, adaptada a los tiempos y habilitando múltiples versiones con el objetivo de facilitar la transición a todos los posibles modelos de negocio. Las ventajas respecto a su antecesor en cuanto a eficiencia e inmediatez, tanto en los procesos como en el análisis de datos, parecen indiscutibles. Eso sí, los poseedores de un SAP R/3, poniendo la mirada en el no tan lejano enero de 2026, ya están comenzando a introducir sus proyectos de transición a S/4 HANA en las planificaciones estratégicas a corto y medio plazo. Parece lo más aconsejable, dado el relativamente limitado margen temporal que SAP ofrece para acometer una tarea de esta envergadura.

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